Have you ever started working on a presentation to find that pieces of content have been pasted in as images instead of editable text? Have you then spent the next 2 hours typing text into a new table or diagram thinking that it’s a huge waste of time? Well there is a huge time-saving hack out there to make your life so much easier. Here’s all you need to know to convert images to text in PowerPoint.

Use OneNote to convert images to text

In order to make the magic happen, you’re going to need Microsoft OneNote. Copy your image and paste it into OneNote. Right click the image and choose the option ‘Copy Text from Picture’.

You can now paste the text back into PowerPoint and there you have it – hours saved!

how to convert images to text in powerpoint

Things to consider: You’ll need to check your copy after it’s been extracted. OneNote is pretty good at recognising text, but things like capital letters, punctuation, and spacing might not be consistent with the original text. Be sure to give it a proof-read before you pop it back into PowerPoint.

This trick works really well for diagrams, but how about tables?

The problem of converting images to text from tables in OneNote

If we do our trick to convert images to text in OneNote with a table, true we get all the text out, but then when we paste it back into PowerPoint, it doesn’t recognise that all the entries require a different cell, and this happens:

how to convert images to text in powerpoint

So for a huge table, we then have to spend hours copy/pasting all the cells into the right place. I think you’ll agree that this isn’t a good use of anyone’s time.

But there is a solution…

How to keep cell formatting in a table

Instead of taking your pasted-out text and putting it straight back into PowerPoint, if you paste it first into Excel it recognises that each entry requires a different cell, and that formatting is preserved when you paste over into PowerPoint.

how to convert images to text in powerpoint

Occasionally this trick doesn’t work, but again, there is a solution. Paste the text into Notepad – this should strip out any peculiarities in the formatting – and then paste in to Excel and back into PowerPoint.

how to convert images to text in powerpoint

So there we have it, earn your PowerPoint productivity stripes with this simple trick and save yourself a lot of time along the way. And if you can’t get enough of tricks and hacks, why not head over here for a free download of a sheet of PowerPoint keyboard shortcuts.

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Taavi Drell

Senior design consultant

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  1. Image of andrey andrey says:

    Bonjour. Mouais.encore une fois, quelquun tire à boulets rouges sur PowerPoint. Même si quelques bons conseils sont donnés à la fin, avec une excellente référence, combien iront lire jusquau bout ? Pourquoi toujours mettre en défaut le logiciel ? Lorsquun texte est bâclé, incrimine-t-on Word ? nest-ce pas plutôt le rédacteur, le concepteur à incriminer ? Je suis formateur de présentation assistée par ordinateur, et que cela soit Bunkr, PowerPoint, Impress, Prezi ,Sway ou nimporte quel logiciel de PréAO, lorateur, sil souhaite toucher un maximum de personnes, peut soutenir ce quil dit par du visuel. Lêtre humain est dabord visuel.(écrire nest du « visuel », cela demande une analyse). Encore faut-il savoir faire un diaporama adapté ! Arrêtons de titrer nos post et dalerter sur le logiciel. Formons-nous et nincriminons pas le logiciel. Pourquoi est-ce toujours la faute des autres ! le problème est souvent entre le fauteuil et lordinateur. Avant dallumer lordinateur, allumons le cerveau et réfléchissons sur papier. Transposons les mots en visuel. Un diaporama est un document à voir, pas à lire.

    • Image of Ingrid Mengdehl Ingrid Mengdehl says:

      Bonjour Andrey,

      Nous sommes tout à fait d’accord avec vous en ce qui concerne l’usage de visuels lors de la conception de présentations. C’est bien même la base de tout ce que nous faisons à BrightCarbon ! Si vous en avez le temps (et l’envie !), je vous invite à parcourir le reste de notre blog ou à vous inscrire à nos masterclasses, qui regorgent de conseils pour éviter un trop plein de texte dans vos présentations.

      Et loin de nous l’idée de taper sur PowerPoint. C’est avant tout notre outil principal, et nous sommes toujours prêts à faire découvrir nos astuces à la communauté, que ce soit au niveau du design, des animations ou bien résoudre des bugs occasionnels.

      Pour en revenir plus précisément à cet article, bien qu’il soit évidemment plus effectif de ne pas avoir de tableaux ou de schémas avec beaucoup de texte sur une diapo, il y a certains cas où cela ne saurait être évité. Dans ce cas, notre astuce détaillée plus haut est particulièrement utile pour récupérer le texte d’une image afin de pouvoir le modifier si besoin est.

      Bien cordialement,
      Ingrid

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First of all the deck looks great, once again you guys have done an outstanding job. Second, I’d like to comment on the quality of the training provided by your colleagues - quite simply it was exceptional. I have spoken to the whole team and that view is unanimous. Please pass this on.

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